Ein Bauwerksbuch, das nach der Übergabe nicht weitergeführt wird, verkommt zum Archiv. Die ersten Wochen entscheiden, ob es zum Steuerungsinstrument wird. In dieser Phase werden Inspektionsplan je Bauteil, etwa für Hoffassade oder Feuermauer, Intervalltermine, Zuständigkeiten und erste Zwischenkontrolle im System angelegt. Wer die Übergabe als Projektende behandelt, merkt den Unterschied erst beim ersten versäumten Termin.
Dieser Beitrag beschreibt die ersten 100 Tage nach der Erstellung als redaktionellen Orientierungsrahmen. Er führt Sie Schritt für Schritt durch das, was angelegt, terminiert und zugewiesen wird: von den Voraussetzungen über den Inspektionsplan je Bauteil und die Prüfintervalle bis zur Zuständigkeitsverteilung, Mängelverwaltung und ersten Zwischenkontrolle. Der rechtliche Rahmen bleibt schmal und auf Wien begrenzt: § 128a Wiener Bauordnung, Frist 1 mit 31.12.2027 für Gebäude bis einschließlich 1918, Frist 2 mit 31.12.2030 für Gebäude von 1919 bis einschließlich 1945. Ausgenommen sind Gebäude mit nicht mehr als 50 m² bebauter Grundfläche. Themis übernimmt die Erstellung und Registrierung des Bauwerksbuchs, strukturiert, nachvollziehbar und fristgerecht. Was das System führt und was es nicht ersetzt, lesen Sie im Fazit.
Warum die Phase nach der Übergabe über den Nutzen entscheidet
Die Übergabe des erstellten Bauwerksbuchs ist ein Meilenstein, kein Projektende. Ohne betriebliche Einrichtung bleibt ein Ordner mit Befunden, Fotos und Nachweisen, aus dem sich kein Termin von selbst ergibt. Wer die Übergabe als Projektende behandelt, führt ein Archiv statt ein Werkzeug. Das fällt nicht beim Anlegen auf, sondern erst beim ersten fälligen Prüftermin.
Der Zeitraum von rund 100 Tagen ist ein redaktioneller Ordnungsrahmen für diesen Beitrag, keine gesetzliche Vorgabe. Er beschreibt die Reihenfolge der Einrichtung, nicht eine Behördenfrist.
Die zeitliche Dringlichkeit in Wien kommt hinzu. Für Gebäude mit Baujahr bis einschließlich 1918 gilt Frist 1 mit 31.12.2027. Für Baujahr 1919 bis einschließlich 1945 gilt Frist 2 mit 31.12.2030. Ab 1946 besteht nach § 128a keine Pflicht. Zur Einordnung der Novelle lesen Sie den Beitrag zu § 128a Bauordnung Wien neu ab Juli 2026.
Für Hausverwaltungen mit vielen Objekten entscheidet diese Phase über den späteren Aufwand. Je Objekt ist zu klären, welcher Bauteil wann fällig wird und wer den Termin verantwortet.
Voraussetzungen: Was nach der Erstellung vorliegen muss
Bevor Sie den Inspektionsplan anlegen, prüfen Sie fünf Punkte.
Abgeschlossenes Bauwerksbuch: Objektstammdaten, erfasste Bauteile sowie Befunde und Fotos aus der Begehung. Erfolgte die Erstellung durch einen Ziviltechniker oder Baumeister, liegt dessen Bericht als Grundlage vor.
Eindeutige Bauteilbezeichnung: Hoffassade, Feuermauer, Stiegenhaus, Innenhof, Dachfläche. Die Erläuterungen zum Bauwerksbuch führen vergleichbare Bauteile an. Nur mit klarer Bezeichnung lässt sich später ein Intervall ohne Rückfrage zuordnen.
Zuständigkeiten in der Hausverwaltung: Wer verantwortet Fristen, wer beauftragt, wer prüft Nachweise. Ohne diese Festlegung bleibt jede Erinnerung eine persönliche Notiz.
Begriffliche Trennung: Das Bauwerksbuch ist nicht der Energieausweis, nicht das Baubuch und nicht das Prüfbuch. Wie es als Nachweis wirkt, hängt an der laufenden Führung.
Zugriff auf Objektunterlagen, die für spätere Nachweise gebraucht werden, sowie die Bereitschaft, Termine schriftlich im System statt im Mailverlauf zu führen.
Liegen diese Punkte vor, beginnt Schritt 1 mit dem Inspektionsplan je Bauteil.
Schritt 1: Inspektionsplan je Bauteil anlegen
Damit ist die Grundlage gelegt. Der nächste Schritt macht aus den Unterlagen einen steuerbaren Plan: Gliedern Sie den Inspektionsplan nach Bauteil, nicht nach Dokument. Jede Position trägt den Zustand aus der Erstellung, die letzte Begutachtung und den nächsten Termin.
Im Wiener Altbau erhalten Hoffassade, Feuermauer, Stiegenhaus, Innenhof und Dachflächen je einen eigenen Eintrag. Ein Sammelposten für das ganze Haus macht die Planung wertlos. Hängen Sie Fotos und Befunde aus der Begehung direkt an die jeweilige Bauteilposition. So ist der Zustand später ohne Suche in alten Unterlagen nachvollziehbar.
Fachlicher Rahmen für Gebäudekontrollen ist die ÖNORM B 1300. Sie liefert eine Systematik, begründet aber keine gesetzliche Pflicht. Wie Sie den Plan nach der amtlichen Mustermappe aufbauen und wo die Grenze zur PDF-Ablage liegt, zeigt der Beitrag zum Inspektionsplan nach der amtlichen Mustermappe.
Prüfstein: Jede Position muss in Sekunden auffindbar sein. Wer für die Hoffassade erst den Ordner öffnen muss, hat den Plan nicht angelegt, sondern nur gespeichert.
Schritt 2: Prüfintervalle und Intervalltermine setzen
Mit dem fertigen Inspektionsplan je Bauteil liegt die Struktur. Jetzt erhält jede Position ihr Prüfintervall. Aus diesem Intervall bildet das System den wiederkehrenden Termin. Ohne hinterlegtes Intervall entsteht kein Folgetermin, und die nächste Prüfung bleibt dem Zufall überlassen.
Konkrete Intervallzahlen lassen sich aus der Bauordnung für Wien nicht ableiten und werden hier nicht erfunden. Maßgeblich sind die Angaben des Erstellers, die fachlichen Vorgaben der ÖNORM und der Instandhaltungsplan des Objekts. Eine strukturierte Übersicht zu gängigen Prüfintervallen bei Aufzug, Heizung, Brandschutz und Blitzschutz in Wiener Wohngebäuden finden Sie in unserem Überblick zu Prüfintervallen.
Drei Zeitebenen sind strikt zu trennen: die gesetzliche Frist zur Erstellung des Bauwerksbuchs mit Frist 1 und Frist 2, das objektspezifische Prüfintervall je Bauteil und die Frist zur Behebung eines einzelnen Mangels.
Der Terminvorlauf ist Teil der Planung, nicht die Ausnahme. Er entscheidet, ob eine Begehung rechtzeitig angefragt und ein befugtes Büro beauftragt werden kann. Bei Häusern mit mehreren Stiegen und Tops führen Sie den Termin je Objekt, nicht je Stiege. Sonst löst die Prüfung doppelt aus oder gar nicht.
Schritt 3: Zuständigkeiten und Fristenverantwortung zuweisen
Mit den hinterlegten Intervallen steht der Plan. Er trägt sich aber nicht selbst.
Tragen Sie je Bauteil und je Termin eine verantwortliche Person im System ein. Eine Zuständigkeit, die nur im Kopf der Objektbetreuung liegt, ist keine Zuständigkeit. In der Praxis sind vier Rollen üblich: die Objektbetreuung in der Hausverwaltung, die Eigentümergemeinschaft als Auftraggeberin, der Ziviltechniker oder Baumeister als Ersteller sowie ausführende Firmen für Maßnahmen.
Wechsel der Zuständigkeit dokumentieren Sie mit Datum. Nur so bleibt nachvollziehbar, wer einen Termin übernommen hat, etwa wenn die Betreuung eines Gründerzeithauses innerhalb des Teams übertragen wird.
Mit wachsender Objektzahl zählt die Übersicht mehr als die einzelne Erinnerung. Die entscheidende Frage lautet nicht, ob ein Termin bekannt ist, sondern welches Haus in welcher Frist steht. Dafür muss das Baujahr ermitteln für das Wiener Bauwerksbuch belastbar belegt sein.
Der belegte Gebäudezustand interessiert auch Versicherungen und Banken, weil er den Zustand des Objekts nachvollziehbar macht. Das gelingt nur, wenn Zuständigkeit und Dokumentation zusammenpassen.
Schritt 4: Mängelverwaltung mit Fristen und Fotos aufsetzen
Die zugewiesenen Zuständigkeiten greifen erst, wenn jeder Mangel einen Eintrag am betroffenen Bauteil erhält, mit Frist, Foto und Status. Der Mailverlauf erfüllt diese Funktion nicht, weil er keine Frist überwacht. Wie Befund, Frist und Nachweis zusammengehören, lesen Sie in Mängelverwaltung im Bauwerksbuch: Wie Befund, Frist und Nachweis zusammengehören.
Die Fotodokumentation erfolgt nach Stiege und Top. Jede Aufnahme bleibt damit ohne Rückfrage zuordenbar. Ein Foto ohne Ortsbezug löst bei der Nachschau keine Frage.
Der Status je Mangel, etwa offen, beauftragt oder erledigt, macht den offenen Stand eines Hauses sichtbar, ohne dass Sie die Unterlagen durchsehen müssen.
Halten Sie auch hier die Ebenen getrennt. Die Frist zur Mangelbehebung ist weder das Prüfintervall des Bauteils noch die gesetzliche Erstellungsfrist nach Frist 1 oder Frist 2. Eine offene Mängelfrist an der Feuermauer sagt nichts über den nächsten Begutachtungstermin dieses Bauteils aus.
Wiederkehrende Mängel am selben Bauteil, etwa an der Hoffassade, werden über die Jahre erkennbar. Das ist die Grundlage für eine begründete Instandhaltungsentscheidung statt einer Einzelfallreparatur.
Schritt 5: Die erste Zwischenkontrolle terminieren
Nachdem Mängel mit Frist, Foto und Status am jeweiligen Bauteil geführt werden, schließt die erste Zwischenkontrolle die Einrichtung ab. Die Zwischenkontrolle ist eine Funktion der Software zur laufenden Betreuung. In den herangezogenen Quellen ist sie nicht als gesetzlich verlangter Schritt definiert, und so wird sie hier auch nicht dargestellt. Den Rahmen für Zwischenkontrolle und Hauptprüfung finden Sie in der laufenden Führung.
Setzen Sie den Termin innerhalb der ersten Monate nach der Erstellung an, bevor der erste reguläre Prüftermin fällig wird. Geprüft wird die Vollständigkeit der Einrichtung: Sind alle Bauteile erfasst, etwa Hoffassade, Feuermauer und Dachfläche? Ist jedem Bauteil ein Intervall zugeordnet? Ist jede Zuständigkeit besetzt?
Halten Sie das Ergebnis mit Datum und Name fest. Ohne schriftliches Ergebnis ist die Zwischenkontrolle bei der nächsten Überprüfung nicht überprüfbar. Legen Sie danach den weiteren Rhythmus fest, damit die Betreuung nicht an einer einzelnen Person hängt, sondern im System weiterläuft.
Der rechtliche Rahmen bleibt schmal und auf Wien begrenzt
Ist der Rhythmus einmal festgelegt, bleibt die rechtliche Einordnung bewusst schmal. § 128a gilt für Wien. Ein Objekt außerhalb Wiens begründet aus dieser Bestimmung keine Pflicht. Übertragen Sie die Regelung nicht auf andere Bundesländer. Die Fristen lauten wortgenau: Baujahr bis einschließlich 1918 bedeutet Frist 1 mit 31.12.2027. Baujahr 1919 bis einschließlich 1945 bedeutet Frist 2 mit 31.12.2030. Ab 1946 besteht keine Pflicht. Ausgenommen sind Gebäude mit nicht mehr als 50 m² bebauter Grundfläche. Genau 50 m² ist ausgenommen, auch wenn daneben gelegene Objekte pflichtig sein können. Die ÖNORM B 1300 ist eine Norm und keine gesetzliche Verpflichtung. Dieser Unterschied gilt an jeder Stelle. Zuständige Behörde ist die MA 37. Für die Auslegung im Einzelfall ist der Gesetzestext aus amtlicher Quelle maßgeblich, etwa RIS oder Wien-Portal. Dieser Beitrag gibt keine Rechtsberatung. Bei vielen Objekten im Portfolio wird die Fristenübersicht zur eigentlichen Aufgabe.
Was das System führt und was es nicht ersetzt
Der Rahmen ist damit abgesteckt. Offen bleibt, welche Aufgaben die Software übernimmt und wo ihre Grenzen liegen.
Vor der Erstellung legt sie das Objekt an, ermittelt Prüfpflicht und Frist automatisch, stellt die Anfrage, vermittelt über den Marktplatz ein befugtes Büro, stellt das Angebot selbst zusammen und stimmt den Begehungstermin ab. Nach der Erstellung führt sie das Bauwerksbuch weiter: Inspektionsplan je Bauteil mit Prüfintervallen, Mängelverwaltung mit Fristen und Fotos, Zwischenkontrolle, Komponenten mit Nachweisintervallen, Fotodokumentation nach Stiege und Top sowie Dokumentenablage je Objekt.
Was sie nicht leistet
Eine Zahlungsabwicklung gibt es im Produkt nicht. Ebenso wenig erfolgt eine automatische Meldung an die Behörde. Ein im System hinterlegter Termin ersetzt weder die Beauftragung eines Büros noch eine Rechtsauskunft.
Für wen die Führung gedacht ist
Die Nutzergruppen unterscheiden sich. Hausverwaltungen betreuen viele Objekte, Eigentümer und Eigentümergemeinschaften ein einzelnes Gebäude. Ziviltechniker und Baumeister erhalten über den Marktplatz Aufträge. Versicherungen und Banken wollen einen belegten Gebäudezustand sehen.
Entscheidend bleibt die Frist. Für ein Gründerzeithaus in Wien läuft Frist 1 auf 31.12.2027 zu. Wer erst dann handelt, hat die Einrichtungsphase übersprungen.
Fazit: Die Übergabe ist der Beginn der Führung
Damit ist klar, was das System führt. Entscheidend ist, was Sie daraus machen. Behandeln Sie die Übergabe nicht als Projektende. In den ersten Wochen entstehen Inspektionsplan je Bauteil, Intervalltermine, Zuständigkeiten und der Termin der ersten Zwischenkontrolle. Setzen Sie diesen Termin, bevor der erste reguläre Prüftermin fällig wird, und halten Sie das Ergebnis mit Datum und Name fest. Die Zwischenkontrolle ist eine Funktion der Software und kein gesetzlich verlangter Schritt.
Prüfen Sie für jedes Objekt drei Punkte: Liegt es in Wien? Welcher Frist ist es zuzuordnen? Greift die Ausnahme für Gebäude mit nicht mehr als 50 m² bebauter Grundfläche? Für Baujahr bis einschließlich 1918 gilt Frist 1 mit 31.12.2027, für 1919 bis einschließlich 1945 Frist 2 mit 31.12.2030. Ab 1946 besteht nach § 128a keine Pflicht.
Prüfen Sie die gesetzlichen Angaben für Ihr Objekt direkt im Gesetzestext. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Wer die ersten 100 Tage nutzt, merkt einen versäumten Termin nicht erst beim ersten Anlassfall, sondern sieht ihn vorher im Plan.
