Auftragsverarbeitung

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Für die Inhalte Ihres Bauwerksbuchs sind Sie Verantwortliche, wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Diese Vereinbarung gilt für alle, die die Software als Verantwortliche nutzen, Organisationen wie Privatpersonen. Wir holen die Zustimmung bei der Registrierung oder vor dem ersten Hochladen ein und speichern, welcher Fassung wann zugestimmt wurde.

Entwurf, Stand 12. Oktober 2026. Dieser Text wird vor seinem Inkrafttreten rechtlich geprüft.

1. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck: Gegenstand ist die Bereitstellung der Software zur Führung des Bauwerksbuchs und der Gebäudeakte. Die Vereinbarung gilt, solange Sie die Software nutzen, und danach bis zur Löschung nach Punkt 10. Art der Verarbeitung: Speichern, Ordnen, Anzeigen, Sichern, Übermitteln an von Ihnen beauftragte Fachfirmen, Löschen und, wenn Sie beim Hochladen zustimmen, Auswertung durch ein Sprachmodell. Zweck ist allein die Erbringung der Software für Sie. Arten von Daten: Gebäude- und Objektdaten, Bauakt-Unterlagen (Pläne, Bescheide, Verträge), Fotos, Mängel, Prüfberichte sowie darin enthaltene Namen, Anschriften und Kontaktdaten. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand der Verarbeitung; laden Sie solche nicht hoch. Betroffene Personen: Eigentümer und Miteigentümer, Bewohner und Mieter, Verwalter, Prüfer und Fachfirmen, Planer, Nachbarn und andere in den Unterlagen genannte Personen.
2. Weisungen: Wir verarbeiten die Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung. Weisungen sind diese Vereinbarung, Ihre Einstellungen und Handlungen in der Software und Ihre E-Mails. Für eigene Zwecke wie Vertrieb, Auswertungen oder das Training von KI-Modellen verwenden wir die Daten nicht. Halten wir eine Weisung für datenschutzwidrig, sagen wir Ihnen das unverzüglich. Verpflichtet uns ein Gesetz zu einer anderen Verarbeitung, teilen wir Ihnen das vorher mit, soweit das Gesetz es nicht verbietet.
3. Vertraulichkeit: Zugriff haben nur Personen, die ihn für ihre Aufgabe brauchen und die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Melden wir uns im Support in Ihrem Konto an, geschieht das nur mit Begründung und wird protokolliert.
4. Technische und organisatorische Maßnahmen: Wir treffen die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Die Anlage „Technische und organisatorische Maßnahmen“ in der bei Ihrer Zustimmung geltenden Fassung ist Bestandteil dieser Vereinbarung; Sie können sie in der Anwendung abrufen, eine Zusammenfassung steht auf der Seite Sicherheit. Wir passen die Maßnahmen dem Stand der Technik an; spätere Fassungen senken das Schutzniveau nicht.Sicherheit
5. Unterauftragsverarbeiter: Sie genehmigen allgemein den Einsatz von Unterauftragsverarbeitern. Inhalte Ihres Bauwerksbuchs verarbeiten derzeit: · Amazon Web Services EMEA SARL (Datenbank, Dateien, E-Mail-Versand; Region Frankfurt am Main. Auswertung durch das Sprachmodell Claude über Amazon Bedrock; ausschließlich in Rechenzentren in der EU), · Vercel Inc. (Ausführung der Anwendung, Region Frankfurt am Main; Übermittlungsgrundlage siehe Punkt 6), · Better Stack, Inc., USA (Betriebsprotokolle, Rechenzentrum in der EU, rund drei Tage; Protokolle enthalten keine Dokumentinhalte, können aber technische Kennungen zu Ihrem Arbeitsbereich enthalten). Wir verpflichten jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf dieselben Datenschutzpflichten und haften für ihn wie für eigenes Handeln. Einen neuen oder geänderten Unterauftragsverarbeiter kündigen wir Ihnen mindestens 14 Tage vorher per E-Mail an. Sie können aus einem datenschutzrechtlichen Grund widersprechen. Finden wir keine Lösung, können Sie den betroffenen Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.
6. Übermittlung in Drittländer: Daten übermitteln wir in ein Land außerhalb der EU oder des EWR nur auf Ihre Weisung und nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Für Vercel Inc. und Better Stack, Inc. (beide USA) ist das die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, ergänzt um Standardvertragsklauseln.
7. Unterstützung: Wir unterstützen Sie mit geeigneten Maßnahmen bei Anfragen Betroffener nach Art. 12 bis 22 DSGVO und bei Ihren Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO: Sicherheit der Verarbeitung, Meldung an Behörde und Betroffene, Datenschutz-Folgenabschätzung und vorherige Konsultation. Erreicht uns eine Anfrage einer betroffenen Person, die Ihre Daten betrifft, leiten wir sie an Sie weiter.
8. Verletzung des Schutzes Ihrer Daten: Wird uns eine Verletzung des Schutzes Ihrer Daten bekannt, melden wir sie Ihnen unverzüglich per E-Mail an die Inhaberin oder den Inhaber Ihres Arbeitsbereichs. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die Kategorien und die ungefähre Zahl der Betroffenen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen, die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen und eine Ansprechperson. Was wir noch nicht wissen, liefern wir nach.
9. Ihre Pflichten: Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie die Daten rechtmäßig in die Software einbringen, die Betroffenen informieren, nur nötige Daten hochladen und Zugriffe in Ihrem Arbeitsbereich passend vergeben. Fehler oder Unregelmäßigkeiten, die Ihnen auffallen, teilen Sie uns mit.
10. Rückgabe und Löschung: Nach Vertragsende geben wir Ihnen die Daten nach Ihrer Wahl zurück oder löschen sie. Zur Rückgabe laden Sie Ihre Dokumente je Objekt als ZIP herunter; dafür halten wir sie 30 Tage bereit, verlangen Sie die Löschung früher, löschen wir früher. Danach löschen wir die Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Sicherungskopien der Datenbank laufen nach sieben Tagen ab.
11. Nachweise und Kontrollen: Wir stellen Ihnen alle Informationen zur Verfügung, die Sie zum Nachweis der Pflichten nach Art. 28 DSGVO brauchen, vorrangig schriftlich, etwa die TOM-Anlage und Nachweise unserer Unterauftragsverarbeiter. Überprüfungen, auch vor Ort, durch Sie oder einen von Ihnen beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer ermöglichen wir nach rechtzeitiger Ankündigung und zu üblichen Geschäftszeiten. Jede Seite trägt ihre eigenen Kosten. Bei Widerspruch zu den AGB geht diese Vereinbarung vor. Es gilt österreichisches Recht.